九江市人大常委会机关公文处理细则
第一章 总 则
第一条 为进一步做好市人大常委会机关公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，提高公文处理的质量和效率，根据《全国人大常委会办公厅关于人大机关公文处理办法》等有关规定，结合本机关的实际，制定本细则。
第二条 市人大常委会机关的公文，是市人大及其常委会在依法行使各项职权和处理机关公务过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是发布决定、决议、公告，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第三条 市人大常委会办公厅是市人大常委会机关公文管理的工作机构，负责本机关公文的处理以及协调和指导本机关各部门的公文处理工作。办公厅人秘处具体承担市人大常委会及其办公厅的公文处理工作。市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会的办公室具体负责本部门的公文处理工作。
第四条 公文处理，包括公文拟制、审核、办理、管理、立卷、归档等一系列衔接有序的工作。
第五条 公文处理应当坚持实事求是的原则，严格按程序和本细则的规定进行，做到规范、准确、及时、安全、保密。
第二章 公 文 种 类
第六条 市人大常委会机关常用公文的种类主要包括：
（一）公告
适用于发布市人民代表大会选举结果和代表异动情况及其他重要事项。
（二）决议
适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。
（三）决定
适用于对重要事项做出的决策和安排。
（四）规定、办法、实施细则
适用于市人大及其常委会对特定范围内的某项工作提出具体要求和采取的措施。
（五）议案
适用于根据法律规定，依照法定程序，提案人向市人大及其常委会提请审议的事项。
（六）建议、批评和意见
适用于市人大代表向市人大及其常委会提出，由市人大常委会的办事机构交由有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。
（七）请示
适用于请求指示、批准事项。
（八）批复
适用于答复请示事项。
（九）报告
适用于汇报工作、反映情况、提出建议等。
（十）通知
适用于传达指示，转发公文，传达需要办理、执行或周知的事项，任免人员等。
（十一）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门提出请求事项等。
（十三）意见
适用于对议案或者重要问题和专项工作提出见解和处理办法等。
（十四）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（十五）说明
适用于就某一事项、某一文件的有关情况作出介绍或者解释性交待。
（十六）计划 要点
适用于在一定时期内的工作打算和安排。
（十七）总结
适用于对已经做过的某一时期的工作和其他方面情况进行全面的回顾、检查和评介。
（十八）会议简报
适用于刊登会议情况和与会人员会议期间的发言。
第三章 公 文 格 式
第七条 市人大常委会机关公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。
（一）涉密公文应当在公文首页发文机关标识右上方分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”，与保密期限之间用“★” 号隔开。“绝密”、“机密”级公文还应当在公文首页左上方标明份数序号。
（二）公文应当根据送达和办理的时间要求，确定紧急程度，紧急公文应当分别标明“特急件”、“急件”；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标注位置与密级标注位置相同，有密级的，则标注在“密级”下面。
（三）发文机关标识由发文机关全称或者规范化简称组成，也可以由发文机关全称或者规范化简称加“文件”两字组成。联合行文时，主办机关名称应排列在前，或者按照规范顺序排列。联合行文机关过多时，必须保证公文首页显示正文。
（四）发文字号由发文机关代字、年份、序号组成，排列于发文机关标识之下，横线之上居中处。
联合发文，只标明主办机关发文字号。横线中央不嵌五星。外事公文按照外交部门的要求办理。
年份一律用公元全称，居于方括号之内。
（五）上报的公文，应当在发文字号右侧标注“签发人”，由发文机关的领导审批签字。
（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文的种类。由发文机关全称或者规范化简称、主要内容和文种组成，也可以由主要内容和文种组成。联合行文时，发文机关的名称均应列出，位于主送机关或者正文之上居中排列。标题中除法规名称等加书名号外，一般不用标点符号。
（七）主送机关应当用全称或者规范化简称，位于正文上方，顶格排列。公告、决议、决定、规定、办法、实施细则、会议纪要、会议简报、计划要点、总结等文种，不标注主送机关。
（八）正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或者主送机关下方。
（九）公文如有附件，应当在正文之后，发文机关署名之前注明顺序号和名称。附件一般应当与公文正文装订在一起，并在附件首页左上角标识“附件”字样及顺序号。如不能装订在一起的，应在各附件的首页左上角注明公文正文的发文字号和附件的顺序号。
被批转（转发、印发）的公文，不属附件，应当另起一页开始排印，其发文机关标识、发文字号、主题词、抄送机关、印制版记等不再标注。
（十）发文机关署名应当写全称或者规范化简称。联合行文时，则需标明联署机关的名称，主办机关在前，等长排印。不标注主送机关的公文，正文之后不再署名。
（十一）成文日期，应当以领导签发的日期为准；决议、决定等以通过的日期为准；联合行文，以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。不标注主送机关的公文，成文日期加园括号标注于标题下方居中位置。
（十二）公文中有发文机关署名的，应当加盖印章。联合发文，发文机关都应加盖印章。印章必须与署名相符。印章一般盖在发文机关署名与成文日期处，上不压文，下要骑年盖月。加盖印章页必须有正文，不得采取“此页无正文”的方法处理。
（十三）主题词的标注，应当符合公文主题词标注的各项规则。位于公文末页，抄送单位之上。
（十四）其他需要说明的事项可用附注，列于成文日期之下，用圆括号括起。
（十五）抄送单位，指除主送机关以外的其它需要执行或知晓公文内容的上下级、同级或不相隶属机关。排列于公文末页主题词之下。抄送单位之间用顿号隔开，最后一个抄送单位标句号。
（十六）印制版记由公文制发机关名称、印发日期组成，位于公文末页抄送单位和黑色横线之下。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字书写。
（十七）文字从左至右横写、横排。
（十八）公文标准印刷字号：通常情况下，标题用2号（或小2号）标准宋体字，主送机关、正文用3号仿宋体字。文中小标题，按结构层次，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，附件、发文机关署名、抄送单位用3号仿宋体字。主题词使用3号黑体字。
第八条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm）。左侧装订。张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定。
第四章 行 文 规 则
第九条 行文应当确有必要，注重效用，做到少而精，防止和克服官僚主义、形式主义和文牍主义。
第十条 行文关系根据市人大常委会机关的隶属关系和职权范围确定。
（一）向上级人大常委会或同级党委请示、报告有关重大事项；发布常委会会议审议通过人事任免和重大事项的决定、决议；授予市一级荣誉称号；开展执法检查、评议、视察等重要工作部署，以及与市人大常委会平行机关联合行文，以市人大常委会或常委会党组的名义行文。
（二）市人大各专门委员会、市人大常委会办公厅、各工作委员会（以下简称各部门）在各自的职责范围内，可以相互行文；也可以向下一级人大机关的有关业务部门行文，除以函的形式商洽工作、询问和答复问题等外，一般不得向下一级人大常委会正式行文。市人大常委会办公厅根据常委会授权，可以向下级人大常委会行文。
（三）各部门可以对外向不同隶属关系的部门行文，重要问题的行文，应当与有关部门协商一致后再行文。
（四）各部门与下一级人大常委会机关部门可以联合行文，也可以与同级党委、政府部门及其他部门联合行文。
联合行文应当确有必要， 单位不宜过多。
经市人大及其常委会审议通过或者批准并依法在报刊上全文发布的公告、决定、决议等，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。
第十一条 请示问题，应当一事一文，不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示或者多头请示。因特殊情况必须越级请示时，应当抄送被越过的上级机关。
向市人大常委会领导请示问题的公文，应当送办公厅人秘处按规定程序办理，一般不应直接送领导本人，特殊情况除外。
第五章 收文规则
第十二条 收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、送批（拟办）、批办、承办、催办、查办、归卷等程序。
收文是文件进出必经的门户，凡全国人大常委会、省人大常委会、市委、市人民政府、市政协、市纪委、九江军分区和市中级人民法院、市人民检察院以及市直各单位、各县（市、区）发送市人大常委会或者办公厅的公文，均应交办公厅人秘处负责签收、拆封、登记。
来文应当逐件清点签收。如发现问题，应当及时向发文机关查询并采取相应措施。登记的项目有：收文时间（急件应当注明签收的具体时间）、发文机关、发文字号、文件标题、密级、份数、分发情况等。登记时应当逐项填写清楚，以利于管理、查询和催办，不得错登、漏登、重登。
第十三条 收进的公文经由人秘处拆封、登记之后，应当根据来文内容或者来文单位的要求，及时分送有关领导和部门。凡属市人大常委会或者办公厅的公文，应当送交办公厅分管副主任处理；属于市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会的公文，送交有关委员会的办公室处理。
第十四条 对需要办理的公文，由承办人先提出拟办意见，然后逐级送有关领导批示后办理。对需要报请领导批示的重要公文，应当及时上报，需要提出办理意见或建议并代拟文稿的，应当将办理意见和代拟文稿一并上报。紧急公文应当提出时限。对需要两个以上部门办理的，拟办意见应当指明主办部门。凡属本部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文机关；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡需要报请上级机关审批的事项，承办部门应当提出处理意见，并代拟文稿，一并送请上级机关审批。
承办人送交领导批办文件之前，应按急缓和重要程序排放，便于批办时先急后缓。除来文外，必要时应当附上有关参考材料，便于领导考虑和及时处理。
第十五条 公文应当按照规定和程序送有关领导传阅，不得随意扩大传阅范围。人秘处应当随时掌握公文去向，避免漏传和延误。
对需要送几位领导人传阅或传批的公文，一般情况下，传阅件应当按领导人排序由前向后依次递送，传批件应当按照领导人排序由后向前依次递送。对领导批示后的公文，承办部门应当按照领导批示内容抓紧办理，不得延误、推诿。
第十六条 对于办理过程中的公文，由承办部门负责催办、查办，做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。做到件件有结果，并采取适当方式随时或者定期向领导反馈办理情况。对逾期未办的公文，要查明情况，贻误工作造成严重后果的，要追究承办部门负责人和承办人的责任。
第六章 发文规则
第十七条 发文办理一般包括拟稿、审核、签发、登记、校对、印制、用印、分发、立卷、归档、销毁等程序。
公文一般由发文机关拟稿。市人大常委会或者办公厅制发的公文，原则上由承办处室负责拟稿；市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会制发以及需要以市人大常委会或者办公厅名义制发的公文，由委员会的处室负责拟稿。
第十八条 草拟公文应当做到：
（一）符合法律、法规和党的方针、政策及有关规定。完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）情况确实，提出的对策、措施切实可行。
（三）观点明确，条理清晰，内容翔实，结构严谨，表述准确。
（四）文字精炼，用词和标点准确、规范，文种、格式正确，文风端正。
（五）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、抄送单位、主题词应当准确、恰当。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期要写明年、月、日
（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。公文应当尽量避免采用多层次结构。
（七）使用国家法定计量单位。
（八）使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。
（九）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其它的应当使用阿拉伯数字。
第十九条 公文文稿送领导审批之前，应当逐级认真细致地校对审核。凡是市人大常委会或办公厅制发的公文，归口办公厅人秘处负责校对审核。市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会制发以及需要以市人大常委会或者办公厅名义制发的公文，由委员会的处室负责校对审核。校对审核的内容：是否确需行文；公文内容是否符合法律、法规和党的方针、政策及有关规定；是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；所提措施和办法是否切实可行；文种使用是否准确，公文格式是否规范；报批、审批、会签手续是否齐全等。
对确无必要行文的公文文稿，应当提出不予行文的建议并说明情况，报有关领导人审定后终止核稿。文稿如需要作较大修改，应当与拟稿单位协商或者请其修改。已经领导审批的文稿，在印发之前应再作校核。经校核，如内容确需作实质性修改的，须报原审批领导复审。
第二十条 以市人大常委会名义制发的公文，凡由市人大专门委员会或者市人大常委会工作委员会的处室负责代拟的，由负责拟稿的处室送请市人大专门委员会主任委员或副主任委员、工作委员会主任或者副主任审阅后，归口办公厅人秘处在公文种类、行文规则、行文关系、行文格式等方面核阅，并按发文程序送办公厅分管副主任、主任、秘书长、常委会分管领导审阅。
第二十一条 领导审批签发公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。签批公文，应当使用钢笔、毛笔或者专用签字笔，不得用铅笔。
第二十二条 公文签发分别按以下规定办理：
（一）市人大常委会党组向市委的请示、报告，由常委会党组书记或主持日常工作的党组副书记签发。
（二）市人大常委会上报的重要公文和下发的涉及全局工作的公文，由市人大常委会主任或者主持日常工作的副主任签发。
（三）属于市人大专门委员会或者市人大常委会工作委员会业务工作，而又必须以市人大常委会名义上报的一般性公文和下发的不涉及全局工作的公文，一般需经主任会议研究通过后，先由市人大常委会分管领导会签，再由主任或主持日常工作的副主任签发。也可由主任或主持日常工作的副主任委托常委会分管领导签发。
（四）经市人大常委会会议审议通过，以市人大常委会名义发布的公告、决议、决定和任免通知等公文，由常委会秘书长或者副秘书长签发。
（五）市人大常委会办公厅上报上级人大常委会或者市委、市人民政府的重要请示、报告，由常委会分管领导请示主任或主持日常工作的副主任同意后签发。
（六）市人大常委会办公厅印发召开市人民代表大会会议、市人大常委会会议和其它重大事项的通知，以及需以办公厅名义印发的市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会某一方面工作的文件，应报经常委会分管领导同意后，由办公厅主任签发。
（七）市人大及其常委会各委办印发属于本部门业务工作的公文，由主任委员、主任签发。联合发文，应当由所有联署部门的领导会签。
（八）市人大及其常委会各委办编印的内部资料等文稿，一般由副主任委员、副主任签发，必要时由主任委员、主任签发。
第二十三条 经签发的市人大常委会或者办公厅公文，由办公厅人秘处负责登记、编号；市人大专门委员会和市人大常委会工作委员会的公文，由委员会的办公室负责登记、编号，并按照规定的文种、格式、范围、份数，及时印制、分发。联合行文由主办部门负责印制、分发。
第二十四条 凡业务性较强，专业术语较多，政策法律规定较为复杂的文稿，在市人大常委会或者部门领导同志签发后，正式付印之前，承办处室应当对文件清样进行全面的技术性校核。在发文办理的各个环节中，承办人员都要认真负责，处室负责人要严格把关，避免出现差错。
第二十五条 上一级人大常委会机关的标有密级的公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经市人大常委会办公厅主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、时间、份数和印发范围，不得擅自改变原件的密级。密码电报不得翻印、复制。
第二十六条 传递秘密公文，必须采取相应的保密措施，确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文，必须采用符合规定的加密装置。不得密电明复、密电明电混用。凡需存档或者报请领导批示的、使用热敏纸的传真件，应当复印后再办理。
第七章 公文立卷、归档和销毁
第二十七条 公文办理完毕，应当按时将公文的正本和定稿、有关材料整理立卷。
第二十八条 公文归档，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类、整理、立卷，要保证档案齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。
第二十九条 联合办理的公文，原件由主办单位负责立卷，相关部门可保存复印件。
第三十条 公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印机关证明章，视同正式文件妥善保管。
第三十一条 公文立卷归档的范围，包括制发和处理的能反映本单位工作的历史面貌，具有保存、参考价值的各类公文、会议材料、领导讲话以及有关资料、照片、录音（像）带等。
第三十二条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定，定期向档案部门移交。部门和个人不得保存应当归档的公文。
第三十三条 没有归档和存查价值的公文，经鉴别和主管领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文，应当到保密部门指定的场所，由两人以上监毁。销毁绝密级公文（含电报），应当进行登记。
第八章 附 则
第三十四条 本细则由市人大常委会办公厅负责解释。
第三十五条 本细则自发布之日起施行。